[Update] หลักการเขียนจดหมายสอบถาม (Enquiry Letter) ภาษาอังกฤษ | เอกสาร ธุรกิจ หมาย ถึง – NATAVIGUIDES

ส่วนประกอบของการเขียนจดหมายสอบถาม

1. Replying to an advertisement หรือ Opening

เป็นส่วนของการเขียนเปิดประเด็น หรือเปิดจดหมาย ซึ่่งจะอยู่ส่วน paragraph แรกของการเขียนจดหมาย  มักใช้เขียนบอกที่มาที่ไปว่าเราทราบข่าวหรือรู้จักสินค้านี้จากไหน ตัวอย่างประโยคที่ใช้ เช่น

We have seen your advertisement in Bangkok Post of 20 May, 2010.

เราได้เห็นโฆษณาของคุณในหนังสือพิมพ์บางกอกโพสลงวัยที่ 20 พฤษภาคม 2010

 I have come across your advertisement in Bangkok Post about your LCD TV.

ผมได้เจอโฆษณาของคุณที่ลงในหนังสือพิมพ์บางกอกโพสโดยบังเอิญเกี่ยวกับทีวี LCD

We have seen your sample of ……ตัวสินค้า… at the ….ที่แสดงสินค้า…

Thank you for the brochure and price list you have sent to us about your …ชื่อสินค้า…product.

We 
have seen your advertisement in Bangkok Post and learn that you are one of the major manufacturers of home furniture.

2.Introducing your company or your work

ส่วนนี้จะเขียนต่อจากส่วน Opening เป็นการเขียนแนะนำบริษัทของตนเอง หรือแนะนำงานของตนเอง นิยมเขียนเฉพาะเป็นการติดต่อกันเป็นครั้งแรก แต่หากมีการติดต่อครั้งต่อไปไม่จำเป็นต้องเขียนส่วนนี้ก็ได้เพราะรู้จักมักคุ้นกันดีแล้ว ตัวอย่างประโยค เช่น

We are one of the largest importers of software in Thailand, and we would like to stock the latest manufactures of this type.

เราเป็นหนึ่งในผู้นำเข้าซอฟแวร์รายใหญ่ของประเทศไทย และเราอยากเก็บสินค้าซอฟแวร์รุ่นล่าสุดไว้ในสต็อกของเรา

We are one of the largest dealers in quality furniture in Bangkok and wish to expand our rang of stocks.

เราเป็นผู้จำหน่ายเฟอร์นิเจอร์คุณภาพรายใหญ่ที่สุดรายหนึ่งในกรุงเทพ และทางเรามีความประสงค์จะขยายจำนวนสินค้าให้มากขึ้นด้วย

3.Requesting 

เป็นส่วนที่ใช้บอกว่า เราต้องการทราบรายละเอียดอะไรบ้างเกี่ยวกับสินค้าที่เราสนใจนั้นๆ เช่น สี ราคา เงื่อนไข การขนส่ง เป็นต้น เราต้องเขียนในสำนวนแบบขอข้อมูล ไม่ใช่คำสั่ง การเขียนภาษาอังกฤษต้องระวังเรื่องนี้ด้วยนะครับ ตัวอย่างประโยคเช่น 

Would you please send me information on the …สินค้า..? I would like to know when …สินค้า.. will be available and how much it will cost.

กรุณาส่งข้อมูลเกี่ยวกับ..สินค้า…มาให้ทางผมด้วยได้ไหมครับ ผมต้องการทราบด้วยว่าเมื่อไหร่..สินค้า..จะวางจำหน่าย และราคาจะประมาณเท่าไหร่ครับ 

Could you please provide us with more details about their size, quality, prices etc. and please send us samples through your representative?

กรุณาจัดส่งรายละเอียดเกี่ยวกับขนาด คุณภาพ ราคา เป็นต้น ของสินค้า และกรุณาส่งตัวอย่างสินค้ามากับตัวแทนฝ่ายขายของคุณด้วยนะครับ

Could you please send us information on your …ชื่อสินค้า..? Would you also include a price list and details of quantity discounts?

4. Closing หรือ Polite Expression

เป็นส่วนของคำลงท้ายจดหมาย ซึ่งต้องใช้ประโยคที่สุภาพ ตัวอย่างเช่น

We look forward to hearing from you soon.

เรากำลังรอคำตอบจากคุณอยู่

Thank you for your attention. I look forward to your prompt reply.

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ ผมกำลังรอคอยคำตอบจากคุณอยู่

Your early reply would be appreciated.

คำตอบของคุณยิ่งเร็วยิ่งทำให้เราดีใจ

I look forward to receiving your reply.

ผมกำลังรอคำตอบจากคุณอยู่

Thank you for an early reply.

ขอบคุณที่ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

Thank you for your assistance I look forward to hearing from you.

I should be obliged to you for your assistance in this matter.

ผมจะขอบคุณมากถ้าคุณให้ความช่วยเหลือในเรื่องนี้

การเขียนจดหมายสอบถามเกี่ยวกับสินค้ากรือบริการที่เราสนใจนั้น หลักๆ โครงสร้างของตัวเนื้อหา (body) ก็มีเท่านี้แหละครับ สุดท้ายนี้ ไปดูตัวอย่างจดหมายสอบถามกันเลยดีกว่า….

เรียบเรียงโดย : 
ที่มา: หนังสือการโต้ตอบ

เรียบเรียงโดย : english7letter.blogspot.com/ ที่มา: หนังสือการโต้ตอบ จดหมายธุรกิจ และ จดหมายส่วนตัว

           ความต้องการที่ไม่มีที่สิ้นสุด และสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาของผู้บริโภค ถือเป็นความท้าทายที่ผู้ขายต้องทำความเข้าใจให้ได้ ดังนั้นการปรับปรุงสินค้าและบริการอยู่เสมอจึงเป็นเรื่องที่สำคัญค่ะ บางครั้งผู้ขายต้องเปลี่ยนไปมองในมุมของผู้บริโภคบ้าง เพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมของผู้บริโภคมากขึ้น

การมองในมุมมองของลูกค้านั้นทำได้โดยการเปลี่ยนโมเดลในการบริหารธุรกิจจาก 4Ps ซึ่งเป็นโมเดลที่รู้จักกันดีในวงการตลาด ให้กลายเป็น 4Cs ซึ่งให้ความสนใจในตัวผู้บริโภคมากขึ้น และเน้นไปที่ 4C ดังนี้ 

          1. Consumer (what they want and need) ผู้บริโภคมีความต้องการ มองหา หรือมี paint point อะไร

          2.Cost ไม่ใช่แค่เรื่องราคาแต่รวมถึงความคุ้มค่าสำหรับผู้บริโภค

          3.Communication การสื่อสารให้ตรงกลุ่ม และตรงกับความต้องการ

          4.Convenience ความสะดวกสบายในการเข้าถึง สังซื้อ และจ่ายเงินค่าสินค้า

          ซึ่งโมเดลดังกล่าว สามารถประยุกต์ใช้ได้ทุกสถานการณ์ เช่นวันนี้เราได้สรุป 5 แนวโน้มและพฤติกรรมของลูกค้าที่เกิดขึ้นในวิกฤตการแพร่ระบาดของไวรัสที่เบสตามหลักการของ 4C และแนวทางที่ผู้ขายควรทำมาแนะนำกันค่ะ

1. ซื้อสินค้าผ่านทางออนไลน์เกือบ 100%

          

          ในปัจจุบันผู้บริโภคมีแนวโน้มที่จะซื้อของผ่านทางออนไลน์เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ยิ่งเป็นตอนที่ไวรัสระบาดแบบนี้เเล้ว แน่นอนว่าไม่มีใครอยากออกไปเดินซื้อของข้างนอกสักเท่าไร ทำให้คนส่วนใหญ่หันมาซื้อของผ่านทางออนไลน์แบบจริงจังเกือบ 100% เมื่อความต้องการของผู้บริโภค( Consumer) คือการซื้อผ่านออนไลน์ ผู้ขายก็ต้องปรับเปลี่ยนจากการขายแบบเดิม ๆ ไปเจาะกลุ่มออนไลน์มากขึ้น นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึง ความสะดวกสบายของลูกค้า (Convenience) นอกจากเพิ่มช่องทางขาย ต้องมีระบบชำระเงิน และช่องทางการติดต่อที่หลากหลายเพื่อรองรับพฤติกรรมผู้บริโภคที่หันมาใช้ช่องทางออนไลน์เหล่านี้ ไม่ใช่แค่สนองความต้องการของลุกค้า แต่ผู้ขายเองก็จะได้สบายใจไม่ต้องเสี่ยงพบเจอลูกค้ามากมาย ที่อาจทำให้เสี่ยงโรคติดเชื้อโควิด-19นั่นเองค่ะ สำหรับผู้ขายที่สนใจขายออนไลน์สามารถศึกษาเทคนิคดี ๆ สำหรับเริ่มต้นขายออนไลน์ได้ที่ เปลี่ยนจากขายหน้าร้าน มาขายผ่านออนไลน์ ต้องทำยังไง? 

2. ต้องการสินค้าที่ส่งไว และบริการรวดเร็วทันใจ

         

           ในการดำเนินธุรกิจ ใช่ว่าจะราบรื่นเสมอไป ในบางครั้งผู้ประกอบการต้องหันกลับมามองถึงจุดบกพร่องของตนเอง ที่เป็นอุปสรรคต่อการขาย ในปัจจุบันที่มีการขายของออนไลน์เพิ่มขึ้น เกิดการเเข่งขันกันในตลาดออนไลน์สูงขึ้น ดังนั้นเจ้าไหนที่ตรงต่อความต้องการของลูกค้ามากที่สุดก็ได้เปรียบ ลูกค้าสมัยนี้ต้องการของที่ส่งไว ซึ่งตรงนี้ก็เป็นจุดพลาดของหลาย ๆ ร้านค่ะ เพราะขายดีแต่ส่งช้า สร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้า และอาจเสียลูกค้าได้ค่ะ รวมถึงการสื่อสารที่ว่องไว เมื่อลูกค้าสนใจ ต้องตอบกลับให้ไวที่สุดเพื่อรักษาลูกคาไว้ ดังนั้นก็เป็นโอกาสดีในช่วงธุรกิจออนไลน์กำลังเติบโตที่จะมองหาผู้ช่วยจัดการงานหลังบ้าน ไม่ว่าจะเป็น การ เก็บ แพ็ค ส่งสินค้าเพื่อให้มีเวลาไปโฟกัสการขายมากขึ้นนั่นเอง

3. หันมาใช้บริการ delivery มากขึ้น 

        

            ไม่ใช่แค่ช่วงของการระบาดของไวรัสนะคะ แต่หมายถึงต่อไปนับจากนี้ เพราะความเคยชินในความสะดวกสบายนั่นเองค่ะ ซึ่งในมุมมองของลูกค้า เรื่องของราคา (Cost )ไม่ใช่ปัญหา เพราะ cost นั้นไม่ได้หมายถึงเรื่องราคาถูกอย่างเดียวแต่เป็นความคุ้มค่าของราคากับสินค้าต่างหาก ดังนั้นการจ่ายเพิ่มนิดหน่อย แต่ไม่ต้องไปต่อคิวรอซื้อเอง หรือไม่ต้องขับรถไกล ๆ ก็ได้ของที่ต้องการก็ถือว่าคุ้มค่า ซึ่งสำหรับธุรกิจประเภทอาหารและเครื่องดื่ม ควรหันมาเข้าร่วมหรือใช้บริการผู้ส่งอาหาร เพื่อให้เข้าถึงลูกค้าได้มากขึ้นค่ะ

4. สินค้าและบริการเข้าถึงง่าย และตรงกับความต้องการ

          

          การโปรโมทให้ถูกวิธีนั้นสำคัญมากค่ะ เพราะการขายจะไม่ประสบความสำเร็จถ้าคุณโปรโมทสินค้าไม่ตรงกลุ่มเป้าหมาย แม้ว่าสินค้าจะดีแค่ไหนก็ตาม สินค้าแต่ละประเภท ไม่ได้เหมาะกับลูกค้าทุกคน ดังนั้นการเลือกช่องทางการสื่อสารให้ดี (Communication ) จะช่วยให้เข้าถึงลุกค้าตรงกลุ่ม เช่น สินค้าที่เจาะกลุ่มลูกค้าวัยรุ่น ควรลงขายในช่องทางโซเชียลมีเดียต่าง ๆ และอาศัยผู้นำเฉพาะกลุ่ม หรือผู้ทรงอิทธิพลบนโลกออนไลน์ทั้ง หรือ Influencer และ Blogger ช่วยโปรโมท เพราะพวกเขามีแนวโน้มที่จะซื้อตามสูง การเข้าใจพฤติกรรม และ lifestyle ของผู้บริโภคจะช่วยส่งผลให้เราเลือกวิธีที่จะโปรโมทได้เหมาะสม แทนที่จะพยายามทำให้ลูกค้ารู้จักสินค้ามากขึ้น แต่ไม่ใช่สินค้าที่พวกเขาต้องการ

5. ชอบแชร์ บอกต่อ และรีวิว

         

           ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าโซเชียลมีเดีย มีผลทำให้บางแบรนด์เกิด และดับได้เช่นกัน เพราะในปัจจุบันผู้ซื้อสามารถรีวิว และเเสดงความคิดเห็นให้คนในสังคมรู้ผ่านช่องทางต่าง ๆ ได้ง่าย ดังนั้นสิ่งที่ผู้ขายต้องทำคือ ขายสินค้าที่มีคุณภาพตรงตามที่โฆษณา และตามความต้องการของลูกค้า รวมทั้งอำนวยความสะดวกให้ลูกค้าในเรื่องช่องทางการ สั่งซื้อและจ่ายเงิน และ มุ่งเน้นไปที่การสร้างประสบการณ์และคุณค่าของสินค้าและบริการ นอกจากนี้ยังมีอีกหลากหลายวิธีที่จะช่วยมัดใจลูกค้า ให้ประทับใจในสินค้าและบริการ ที่นำไปสู่การรีวิว หรือบอกต่อให้กับผู้อื่น สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ 3 วิธีสุดล้ำทำอย่างไร ให้ลูกค้ากลับมาซื้อซ้ำ และบอกต่อ ค่ะ

          สถานการณ์การแพร่ระบาดของ Covid-19 ดูท่าว่าจะยืดเยื้อและ ยังไม่มีทีท่าว่าจะคลี่คลายลง ซึ่งหากยังเป็นแบบนี้ต่อไป ผู้ประกอบการต้องเตรียมรับมือ หรือเปลี่ยนแปลงแนวทางการดำเนินธุรกิจให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้บริโภคที่อาจเปลี่ยนไปตลอดกาลค่ะ

แอดมิน Patt