[NEW] 6 Cost Savings of Going Paperless | save cost แปล ว่า – NATAVIGUIDES

This story was updated on June 11, 2018.

The cost savings of going paperless, whether in your human capital management, HR activities or as a company-wide initiative, are many. As MultiBriefs shows, in 2014 U.S. organizations spent $80 per employee on paper annually, and 50 to 70 percent of office space was devoted to filing and storing documentation. Those are mind-boggling direct costs that are exacerbated by indirect costs such as time spent searching for lost paper documents, administrative costs related to managing paper and office supply costs related to paper management tools like filing cabinets, photocopiers and file folders.

The drive to go paperless has become a big trend in HR, and throughout the business world, for a number of reasons, including global efforts to reduce carbon footprints, the digital transformation of the workplace (enabled by technologies like cloud-computing and HCM systems), efforts to reduce the burgeoning costs of managing paper and available tax incentives for businesses “going green”/going paperless.

How Much Savings? It Depends . . .

Your cost-savings potential for going paperless will depend on the costs you’re currently paying for paper and managing paper. Taking a close look at those costs will help enable you to analyze the full, cost-saving scope of going paperless. Some obvious suspects for HR-related/HCM paper reductions might include digital e-payment systems or pay cards to eliminate the need for printing paper checks and their related administrative costs of distributing them. Another paper-busting idea may be sharing employee-relevant news or alerts through an HR mobile application.

These “low hanging fruit” aside, here are six common paper-related costs to consider:

1. Lost Paper

A major drawback of paper is that it can be lost for any number of reasons, from misfiling to internal theft, and searching for lost paper documents can be a major, labor-intensive time drain. Your HR team should be focusing on leveraging your talent in order to meet your organization’s strategic goals, not searching for lost paper documents. The searchable nature of digital data archives is a major plus and a key cost advantage over paper.

2. Retrieving and Aggregating Paper

As opposed to paper, digital records (in an HCM system) can often be automatically aggregated for reporting and auditing purposes, another efficiency/cost advantage over paper. Again, automating data collection frees up the valuable time of your HR team to prioritize more strategic, value-adding activities. Compiling paperwork is a repetitive, labor-intensive task (more like drudgery) that is not a valuable use of your HR professionals’ time.

3. Security

When lost or stolen paper documents contain sensitive, employee-related data, the problem can quickly escalate into a compliance nightmare. While the security for digital data in an HCM system can’t be 100 percent guaranteed, ongoing advances in cybersecurity such as data encryption and password protections help reduce the risk of data breaches.

4. Disaster Recovery and Remote Data Access

If your organization has a fire or flood, paper records could easily be destroyed. Having documents stored on your servers, perhaps in a remote location, or in the cloud, makes disaster recovery much more manageable. Digitization of data also supports remote working and remote access to data in a way that paper documentation does not. In a “paper office,” employees need to be physically present inside the office to access data, which can greatly restrict worker flexibility (and engagement).

5. Physical Space

Think of all the office space devoted to the management and storage of paper documents. Filing cabinets and physical archives can be a massive space drain. Eliminating paper can help free up large amounts of office space, and allow organizations to greatly reduce their physical footprint and related overhead costs.

6. Tax Break

Both the federal and state governments have been making sustainability a priority by offering tax credits and rebates for going paperless. The U.S. Department of Energy offers an easy search tool to find tax credits and rebates in your state. You can also use your paperless initiatives as part of your Corporate Social Responsibility (CSR) reporting, which can enhance your reputation with your stakeholders, employees and customers.

Having “paperless” options for not just benefits enrollment and payroll, but for year-end tax documents — like W-2s and Form 1095-Cs — makes sense for all the reasons listed above. But emphasizing the cost savings should be your ace in the hole to kick your efforts into high gear and gain the support you need to get the job done.

เคยดูหนังเรื่อง carrier เชื้อนรกไวรัสล้างโลก ไหม๊ครับ วันนี้ขอนำประโยคที่น่าสนใจจากหนังเรื่องนี้มาฝาก ประโยคที่ว่า ที่ถูกพูดในเรื่องนี้ นั่นก็คือ

avoid populated area at all costs.

ในตอนท้ายผมมี movie trailer หรือหนังตัวอย่าง ของเรื่องนี้มากฝาก ลองดูว่า จะได้ยินประโยคนี้ตอนใหนใน movie trialer เรื่อง carrier เชื้อนรกไวรัสล้างโลก
carrier
มาดูคำศัพท์จากเรื่องนี้กันครับ

carrier (noun – แคริเออร์) 

คำว่า carrier แปลได้หลายความหมายซึ่งก็คือ

1. บริษัทขนส่ง เช่น an international carrier
2. ยานพาหนะ หรือเรือ ของทหาร ที่ใช้ ขนทหารหรือ อาวุธ เช่น aircraft carrier, people carrier
3. คนที่เป็นพาหะนำโรค
4. สิ่งที่ใช้สำหรับใส่ของ เช่น a carrier bag, a baby carrier 
5. บริษัทประกัน insurance company

ในเรื่องนี้ carrier แปลว่า พาหะนำโรค ซึ่งเป็นชื่อเรื่อง

avoid (noun – เออวอยด์) แปลว่า หลีกเลี่ยง อยู่ให้ห่าง 

มีใช้ใน 2 หน้าตาคือ

1. avoid doing something (avoid + V ing + something)  
เช่น
You need to avoid getting close to the populated area
คุณต้องหลีกเลี่ยงที่ที่มีคนอาศัยอยู่

Avoid touching the carrier at all times.
หลีกเลี่ยงการจับต้องพาหะตลอดเวลา

2. avoid something (avoid +  something) 
เช่น
Road safety is taught to young children to avoid road accidents.
เด็กเล็กจะถูกสอนในเรื่องของความปลอดภัยบนท้องถนนเพื่อที่จะหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุ

Avoid populated area at all costs.
หลีกเลี่ยงที่ที่มีคนอยู่ในทุกกรณี

populated area (noun – พอพพิวเลทิด แอเรีย)  แปลว่า สถานที่ที่มีคนอาศัยอยู่

คำๆนี้มักจะมีคำขยาย ต่อไปนี้
ในกรณีที่มีคนมากๆ
densely/heavily/highly/thickly populated area (เดนซลี่/เฮฟวีลิ/ไฮลิ/ธิคลิ  พอพพิวเลทิด แอเรีย)

ในกรณีที่มีคนอยู่น้อย
sparsely/thinly/lightly populated area  (สพาร์ซลิ/ธินลิ/ไลท์ลิ พอพพิวเลทิด แอเรีย)

at all costs (แอท ออล คอสท์ซ์) แปลว่า ในทุกสถานการณ์ ในทุกกรณี 

at any costIf something must be done or avoided at all costs, it must be done or avoided whatever happens.
ถ้าอะไรก็แล้วแต่ที่เราต้องทำหรือต้องหลีกเลี่ยง at all costs แสดงว่าต้องทำหรือหลีกเลี่ยงให้ได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

วลีต่อไปนี้มีความหมายคล้ายๆกับ at all costs คือ

at any cost  (แอท แอนิ คอสท์ซ์)
at any price (แอท แอนิ ไพร์ซ) 
by any means (บาย ออล มีนซ์) 

Stay away from the door at all times and at any cost.
อยู่ให้ห่างจากประตูตลอดเวลาในทุกกรณี

Jennifer will save her dog at any price.
เจนนิเฟอร์จะรักษาหมาของเธอให้ได้ไม่ว่าจะต้องทำอย่างไร (ไม่ว่าจะต้องใช้ความพยายามแค่ใหน หรือจ่ายแค่ใหน)

Reference: 

ลองดูจากหนังตัวอย่างข้างล่างนี้ครับ ดูว่าจะได้ยินคำว่า The rules is simple. Number 1, avoid populated area at all costs ตอนใหน

เคยดูหนังเรื่อง carrier เชื้อนรกไวรัสล้างโลก ไหม๊ครับ วันนี้ขอนำประโยคที่น่าสนใจจากหนังเรื่องนี้มาฝาก ประโยคที่ว่า ที่ถูกพูดในเรื่องนี้ นั่นก็คือในตอนท้ายผมมี movie trailer หรือหนังตัวอย่าง ของเรื่องนี้มากฝาก ลองดูว่า จะได้ยินประโยคนี้ตอนใหนใน movie trialer เรื่อง carrier เชื้อนรกไวรัสล้างโลกมาดูคำศัพท์จากเรื่องนี้กันครับคำว่า carrier แปลได้หลายความหมายซึ่งก็คือมีใช้ใน 2 หน้าตาคือเช่นYou need toclose to the populated areaคุณต้องหลีกเลี่ยงที่ที่มีคนอาศัยอยู่Avoid touching the carrier at all times.หลีกเลี่ยงการจับต้องพาหะตลอดเวลาเช่นRoad safety is taught to young children to avoid road accidents.เด็กเล็กจะถูกสอนในเรื่องของความปลอดภัยบนท้องถนนเพื่อที่จะหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุat all costs.หลีกเลี่ยงที่ที่มีคนอยู่ในทุกกรณีคำๆนี้มักจะมีคำขยาย ต่อไปนี้ในกรณีที่มีคนมากๆ(เดนซลี่/เฮฟวีลิ/ไฮลิ/ธิคลิ พอพพิวเลทิด แอเรีย)ในกรณีที่มีคนอยู่น้อย(สพาร์ซลิ/ธินลิ/ไลท์ลิ พอพพิวเลทิด แอเรีย)If something must be done or avoided, it must be done or avoided whatever happens.ถ้าอะไรก็แล้วแต่ที่เราต้องทำหรือต้องหลีกเลี่ยงแสดงว่าต้องทำหรือหลีกเลี่ยงให้ได้ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นวลีต่อไปนี้มีความหมายคล้ายๆกับ at all costs คือ(แอท แอนิ คอสท์ซ์)(แอท แอนิ ไพร์ซ)(บาย ออล มีนซ์)Stay away from the doorandอยู่ให้ห่างจากประตูตลอดเวลาในทุกกรณีJennifer will save her dogเจนนิเฟอร์จะรักษาหมาของเธอให้ได้ไม่ว่าจะต้องทำอย่างไร (ไม่ว่าจะต้องใช้ความพยายามแค่ใหน หรือจ่ายแค่ใหน)Reference: ldoceonline.com ลองดูจากหนังตัวอย่างข้างล่างนี้ครับ ดูว่าจะได้ยินคำว่าตอนใหน