[NEW] ลูกค้าขอใบเสนอราคา เราต้องทำอะไรบ้าง? (พร้อมตัวอย่าง) | หนังสือเสนอราคา – NATAVIGUIDES

ลูกค้าขอใบเสนอราคา เราต้องทำอะไรบ้าง? 

บทความนี้ผมจะอธิบายเกี่ยวกับวิธีเขียนใบเสนอราคา ซึ่งจะรวมถึงองค์ประกอบต่างๆ และ คำถามที่คนส่วนมากพบเจอได้บ่อย และในตอนท้ายผมจะมีไฟล์ตัวอย่างแจกด้วย หากไม่ได้คิดมากเรื่องการใช้แบบฟอร์มพื้นฐานที่เหมือนกันคนอื่นก็สามารถนำไปใช้ได้เลย

วิธีเขียนและองค์ประกอบใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ผู้ขายทำให้ผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถพิจารณาราคา ข้อเสนอสินค้า และเงื่อนไขต่างๆได้ก่อนทำการตัดสินใจซื้อ มักพบได้บ่อยกับการซื้อขายสินค้าที่มีมูลค่าเยอะหรือกับการขายให้กับลูกค้าจำพวกธุรกิจด้วยกัน

แต่เดิมที ใบเสนอราคามีไว้สำหรับสินค้าที่ราคาเปลี่ยนแปลงได้ เช่น แต่ละร้านขายราคาไม่เท่ากัน หรือราคาสินค้าเปลี่ยนแปลงได้ตามเวลา เช่น สารเคมีต่างๆ แต่ในภายหลังบริษัทส่วนมากก็ใช้ใบเสนอราคาเพื่อทำการจัดเก็บข้อมูล เวลาทำงานจะได้เป็นระเบียบและสามารถตรวจย้อนหลังได้

สำหรับวิธีเขียนใบเสนอราคา ผมแนะนำให้ทำใน Microsoft Word/Excel เพราะดูเป็นมืออาชีพ สามารถดัดแปลงได้ง่าย และพิมพ์ได้หลายวิธี ซึ่งตอนท้ายบทความจะมีตัวอย่างให้ดาวน์โหลดนะครับ

วิธีเขียนและองค์ประกอบของใบเสนอราคามีดังนี้ ให้เรานำข้อมูลของบริษัทหรือกิจการเรามากรอกไว้นะครับ รายละเอียดอาจจะมากนิดหน่อย แต่ไว้ดูต้วอย่างแบบฟอร์มแล้วจะเห็นภาพมากขึ้นครับ

– โลโก้บริษัทของเรา (หากไม่มีโลโก้ ก็เขียนชื่อบริษัทหรือชื่อร้านไปเลยก็ได้)
– ชื่อ-ที่อยู่บริษัทของเรา (หากเป็นร้านออนไลน์ ก็ใช้ที่อยู่บ้านเราไปก่อน)
– ข้อมูลผู้เสนอราคา: ชื่อ+เบอร์โทร+อีเมล์ (ข้อมูลคุณหรือฝ่ายดูแลลูกค้า)
– เสนอให้บริษัท: ชื่อบริษัท+ที่อยู่+ผู้ติดต่อ+เบอร์ติดต่อ+อีเมล์ลูกค้า
– วันที่เสนอ
– ใบเสนอราคาเลขที่ (หากไม่มีสามารถใส่เป็น 00001 หรือตัวเลขอื่นก็ได้) 
– เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ชำระด้วยการโอนก่อนจัดส่ง 3 วัน)
– กำหนดยืนราคาถึงวันที่ (เช่น ใบเสนอราคานี้ มีกำหนดยืนราคา 30 วัน)
– รหัสสินค้า (หากไม่มีก็ละไว้ก็ได้)
– รายละเอียดสินค้า (ชื่อและคำอธิบายที่จำเป็น)
– จำนวน
– ราคาต่อหน่วย (หากมีสินค้าหลายตัว ส่วนลดไม่เท่ากัน ก็ให้ทำช่องส่วนลดด้วย)
– ราคารวม (ราคาหน่วย คูณกับจำนวน)
– VAT (หากไม่ได้เป็นบริษัท ให้อ่านคำอธิบายส่วนถัดไปของบทความ)
– รายละเอียดเพิ่มเติม (เช่น ประกันกี่วัน ส่วนลดเท่าไร)

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการจัดซื้อของหลายบริษัทและเป็นหนึ่งในวิธีที่ผู้บริหารหรือเจ้าของจะรู้ได้ว่าฝ่ายจัดซื้อได้ทำงานจริงและไม่ได้ทำการเล่นตุกติกลับหลัง เพราะฉะนั้นหากเราสามารถทำใบเสนอราคาได้ดี อ่านง่าย และ มีความน่าเชื่อถือ โอกาสในการขายของเราก็จะมากขึ้น

ข้อแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบเสนอราคา

ในส่วนนี้จะเป็นการตอบคำถามและให้คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำใบเสนอราคา จำไว้ว่าการทำครั้งแรกอาจจะดูยุ่งยากมีกระบวนการเยอะไปนิด แต่ถ้าเราทำไปเรื่อยๆแล้วเราจะชินไปเองครั้ง ตอนผมทำครั้งแรกผมออกแบบใบเสนอราคาเป็นชั่วโมง แต่พอทำมาหลายปีผมใช้เวลาแค่ไม่กี่นาทีต่อครั้งเท่านั้นเอง

ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท ให้ใบเสนอราคาได้ไหม – ให้เสนอราคาไปก่อนในชื่อตัวเองและบอกลูกค้าไปว่าเราไม่ได้จดทะเบียน ในบางกรณีลูกค้าก็ไม่ได้สนใจว่าต้องซื้อกับบริษัทเท่านั้นและเราก็ไม่ได้เสียอะไรจากการยื่นเอกสารหนึ่งใบ ข้อแนะนำคือให้ดำเนินการอย่างมืออาชีพมากที่สุดแต่ในระยะยาวให้คุณไปจดทะเบียนบริษัทไว้ จะได้ไม่พลาดโอกาสทางธุรกิจในอนาคต

สอบถามความต้องการของลูกค้าก่อน – การขายให้กับลูกค้าธุรกิจจะใช้ความละเอียดอ่อนมากกว่าลูกค้าทั่วไป หากเราทำตามที่ลูกค้าต้องการได้ต่อให้ราคาแพงเราก็สามารถขายได้ ให้คุยกับลูกค้าก่อนว่ารายละเอียดใบเสนอราคาอยากได้อะไรเป็นพิเศษหรือเปล่า จำไว้ว่าหากลูกค้ายอมให้ข้อมูลเราเยอะๆก็เท่ากับว่าลูกค้าสนใจจริง แปลว่าเป็นลูกค้าที่มีแนวโน้มที่จะซื้อ

อยากได้ไฟล์ PDF / ไม่อยากได้ภาพถ่าย/ อยากได้ผ่านอีเมล – แม่ค้าหรือธุรกิจใหม่อาจจะไม่ได้มีเครื่องสแกนเอกสารหรือพิมพ์ด้วยซ้ำ ให้นำไฟล์ Word/Excel ในตัวอย่างและพิมพ์ข้อมูลให้ครบก่อนกดเซฟเป็น PDF

ใน Microsoft Word/Excel: ให้กดที่ ‘File (ไฟล์)’ ด้านขวาบนและกด Save As (บันทึกเป็น) แล้วเลือก Save as type (บันทึกเป็นชนิด) ให้เลือก PDF …หรือกด Save As Adobe PDF (บันทึกเป็น Adobe PDF) สำหรับโปรแกรมรุ่นใหม่ๆเลยก็ได้

ส่งใบเสนอราคาแล้วต้องติดตามงานด้วย – หากเป็นสินค้าที่มีจำนวนเยอะ มีราคาแพง เราก็ต้องคอยติดตามโทรตามลูกค้าด้วย หลังจากส่งเอกสารแล้วให้โทรไปบอกลูกค้า และหลังจากลูกค้ารับเอกสารไปแล้ว ให้โทรไปตามอีกทีสามวันให้หลัง การติดตามงานสอบถามความพึงพอใจของลูกค้าก็เป็นหนึ่งในกระบวนการทำใบราคาเช่นกัน

พยายามเสนอราคาให้กับผู้ตัดสินใจ – ยิ่งเป็นของแพงเรายิ่งต้องใส่ใจ หากเป็นไปได้ให้พยายามติดต่อเจ้าของกิจการ หรือหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ เพราะการขายจะง่ายกว่ามาก

ในตอนท้ายบทความจะมีตัวอย่างแบบฟอร์มให้สามารถดาวน์โหลดมาใช้ได้นะครับ

บทความอื่นๆที่เราแนะนำ

วิธีแยกทุน กำไร – คู่มือกำไรขาดทุนของแม่ค้ามือใหม่
11 วิธีสร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ที่ทุกคนทำได้
สอนทำบัญชีง่ายๆ ด้วยสูตร Excel เพื่องานบัญชี

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเสนอราคา

วันนี้ขอแนะนำ จดหมายลาออกจากงาน ภาษาอังกฤษพร้อมคำแปลภาษาไทย สาระสำคัญของจดหมายประเภทนี้คือ ต้องลงวันที่ให้ชัดเจนนะครับว่าลาออกเริ่มตั้งแต่วันไหน การเขียนจดหมายลาออก ควรเขียนในลักษณะสุภาพ ไม่มีการแทรกอารมณ์เสียเข้าไปในจดหมาย (แม้ว่าเรากำลังเสียใจหรือไม่พอใจอยู่ก็ตาม) ลองเอาตัวอย่างไม่ปรับใช้กันดูนะครับ ตัวอย่างที่ 1 (รูปแบบทั่วไปของจดหมาย) Your Name Your Address Your City, State, Zip Code Your Phone Number Your Email Date Name Title Organization Address City, State, Zip Code Dear Mr./Ms. Last Name: I regret to inform you that I am resigning from my position as Communications Assistance for the ABC Company. My last day of employment will be August 15, 2010. Thank you for the support and the opportunities that you have provided me during the last several years. I have enjoyed my tenure with the company. If I can be of any assistance during this transition, please let me know. I would be glad to help however I can. Sincerely, Your Signature