Hoe Werkt Een Factuur: Een Eenvoudige Handleiding

Wat is een factuur?

Een factuur is een officieel document dat wordt gebruikt in het zakelijke betalingsproces. Het is een overzicht van de geleverde goederen of diensten, samen met de bijbehorende kosten en betalingsvoorwaarden. Een factuur wordt meestal verstuurd door de verkoper naar de koper en dient als bewijs van de overeengekomen transactie.

Voor zowel kopers als verkopers is een factuur van groot belang. Voor verkopers vormt het een essentieel onderdeel van het administratieve proces en helpt het bij het bijhouden van inkomsten en betalingen. Voor kopers biedt een factuur een gedetailleerd overzicht van de aankoop, inclusief prijzen en eventuele bijkomende kosten.

Hoe maak je een factuur?

Het proces van het maken van een factuur kan variëren, afhankelijk van de specifieke behoeften en vereisten van een bedrijf. Hier volgt echter een algemene stapsgewijze handleiding die kan worden gevolgd bij het maken van een factuur:

1. Verzamel de benodigde informatie: Om een factuur op te stellen, moet je beschikken over de juiste informatie, waaronder de naam en contactgegevens van zowel de koper als de verkoper, een beschrijving van de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid en prijs van elk item, eventuele kortingen of toeslagen, en de betalingsvoorwaarden zoals de betalingstermijn.
2. Kies een factuurtemplate: Er zijn talloze factuurtemplates beschikbaar om uit te kiezen, of je kunt ervoor kiezen om je eigen factuur op maat te maken. Zorg ervoor dat de template voldoet aan de wettelijke eisen en dat alle vereiste informatie duidelijk zichtbaar is.
3. Vul de factuur in: Vul de factuurtemplate in met de verzamelde informatie. Zorg ervoor dat alle gegevens correct en accuraat zijn. Controleer de factuur grondig voordat je deze verstuurt om eventuele fouten te voorkomen.
4. Voeg het factuurnummer toe: Elk factuur moet een uniek factuurnummer hebben. Dit nummer kan handmatig worden gegenereerd of automatisch worden toegevoegd in een facturatie-software. Het factuurnummer helpt bij het bijhouden van de facturen en maakt ze gemakkelijk te identificeren.
5. Verstuur de factuur: Zodra de factuur volledig is ingevuld, kun je deze verzenden naar de koper. Dit kan per e-mail, post of zelfs via een elektronisch facturatiesysteem.

Factuureisen

Een factuur moet aan bepaalde wettelijke eisen voldoen om als geldig en rechtsgeldig te worden beschouwd. Deze eisen kunnen variëren afhankelijk van het land waarin de factuur wordt uitgegeven, maar in Nederland zijn enkele essentiële vereisten:

• Naam en adres van de verkoper en koper
• Factuurnummer
• Datum van uitgifte van de factuur
• Datum van de levering van de goederen of diensten
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Bedragen exclusief en inclusief BTW
• BTW-tarief en het BTW-bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW
• Betalingsinstructies en betalingstermijn

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat jouw factuur aan al deze vereisten voldoet om eventuele problemen of geschillen te voorkomen.

Betalingstermijnen

Betalingstermijnen verwijzen naar de termijn waarbinnen een factuur moet worden betaald. In Nederland is er een wettelijke betalingstermijn vastgesteld, tenzij anders overeengekomen tussen de verkoper en de koper.

De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Voor transacties tussen bedrijven en de overheid is de wettelijke betalingstermijn 60 dagen. Het is belangrijk om rekening te houden met deze termijnen bij het opstellen van facturen en bij het beheren van jouw cashflow.

Het niet tijdig betalen van een factuur kan verschillende consequenties hebben. Verkopers hebben recht op wettelijke rente over het openstaande bedrag en kunnen extra kosten in rekening brengen voor herinneringen en incasso. Daarnaast kunnen verkopers ervoor kiezen om juridische stappen te ondernemen om betaling af te dwingen.

Betalingen verwerken

Het verwerken van betalingen is een essentieel onderdeel van het facturatieproces. Er zijn verschillende manieren om betalingen te ontvangen, zoals contant geld, overschrijvingen, creditcards, en betalingsdienstaanbieders zoals PayPal.

Het bijhouden van betalingen in jouw boekhouding is ook belangrijk voor het bijhouden van de financiële status van jouw bedrijf. Dit kan handmatig worden gedaan met behulp van boekhoudsoftware of automatisch worden bijgehouden met behulp van geïntegreerde facturatie-software.

Fouten en correcties

Fouten in facturen kunnen soms voorkomen, of het nu gaat om een typefout, een verkeerde prijs of een ontbrekende beschrijving. Het is belangrijk om eventuele fouten zo snel mogelijk op te merken en te corrigeren om misverstanden en betalingsgeschillen te voorkomen.

Als je een fout ontdekt in een factuur, moet je een correctie uitvoeren en een nieuwe factuur uitgeven. Zorg ervoor dat de correctie duidelijk wordt vermeld en dat beide facturen met elkaar worden verbonden om een duidelijk audittrail te behouden.

Niet-betaalde facturen

Als een klant een factuur niet betaalt binnen de afgesproken betalingstermijn, is het belangrijk om stappen te ondernemen om betaling alsnog te verkrijgen. Hier volgt een stappenplan voor het omgaan met niet-betaalde facturen:

1. Stuur herinneringen: Begin met het sturen van vriendelijke herinneringen aan de klant om hen eraan te herinneren dat de factuur nog niet is betaald. Dit kan via e-mail, telefoon of post.
2. Stel een betaalafspraak voor: Als klanten moeite hebben om het volledige bedrag te betalen, kun je overwegen om een betaalafspraak voor te stellen waarbij het openstaande bedrag in termijnen wordt betaald.
3. Schakel een incassobureau in: Als de klant niet reageert op de herinneringen of niet bereid is om te betalen, kun je overwegen om een incassobureau in te schakelen. Zij kunnen namens jou stappen ondernemen om betaling af te dwingen.
4. Start een gerechtelijke procedure: Als alle andere opties zijn uitgeput, kun je ervoor kiezen om een gerechtelijke procedure te starten om betaling af te dwingen. Dit kan gecompliceerd en kostbaar zijn, dus het is belangrijk om juridisch advies in te winnen voordat je deze stap neemt.

Elk geval van een niet-betaalde factuur is uniek en vereist mogelijk verschillende maatregelen. Het is belangrijk om geduldig, professioneel en juridisch compliant te blijven gedurende het proces.

Elektronische facturatie

Met de opkomst van technologie is elektronische facturatie steeds gebruikelijker geworden. Elektronische facturatie verwijst naar het versturen en ontvangen van facturen in een elektronisch formaat, zoals PDF of e-mail.

Elektronische facturatie biedt diverse voordelen, zoals kostenbesparingen, efficiëntie, en het verminderen van papierwerk. Het stelt verkopers in staat om facturen gemakkelijk te verzenden en klanten om facturen snel te ontvangen en te verwerken.

Facturatie-software

Facturatie-software kan een waardevol hulpmiddel zijn bij het vereenvoudigen en automatiseren van het facturatieproces. Deze software stelt gebruikers in staat om facturen gemakkelijk op te stellen, te beheren en te verzenden.

Enkele populaire facturatie-softwaretools zijn:

• Teamleader: Een uitgebreide factureringsoplossing met functionaliteiten zoals factuurtemplates, automatische factuurnummering, en het bijhouden van betalingen.
• Exact: Een boekhoudsoftware met geïntegreerde facturatiemogelijkheden, inclusief het opstellen en versturen van facturen.
• Moneybird: Een gebruiksvriendelijke facturatie-software voor kleine ondernemingen en zzp’ers, met features zoals factuurstatussen en betalingsherinneringen.

Facturatie-software kan helpen bij het stroomlijnen van het facturatieproces, het verminderen van fouten en het verbeteren van de efficiëntie. Het kan ook gemakkelijk worden geïntegreerd met andere boekhoudsoftware voor een naadloze financiële workflow.

FAQs

Hoe betaal je een factuur?

Het betalen van een factuur kan op verschillende manieren, zoals:

• Overschrijving: Maak gebruik van internetbankieren om het factuurbedrag over te maken naar de bankrekening van de verkoper.
• Contant geld: In sommige gevallen kan betaling met contant geld worden geaccepteerd, vooral bij persoonlijke transacties.
• Creditcard: Afhankelijk van de verkoper kunnen creditcards worden geaccepteerd als betaalmethode.
• Betalingsdienstaanbieders: Diensten zoals PayPal of iDEAL kunnen worden

Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de prijs daarvan. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen: een factuur is een schuldvordering. De totaalprijs is het saldo dat de klant verschuldigd is aan een bedrijf voor de genoemde geleverde goederen of diensten.Verschillende manieren om te betalen. Een factuur kan op verschillende manieren betaald worden. Zo kan een klant bijvoorbeeld het geld overmaken naar je bankrekening, betalen met contant geld of online betalen met iDEAL. Uiteindelijk moeten al deze betalingen verwerkt worden in de online boekhouding.De hoofdregel is dat een factuur aan een bedrijf moet worden betaald binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur als geen uiterste dag van betaling is overeengekomen. Dit is geregeld in artikel 6:119a lid 2 sub a BW.

Hoe Werkt Een Factuur Betalen?

Hoelang Na Factuur Betalen?

Wat Is Per Factuur Betalen?

Details 6 hoe werkt een factuur