[Update] Guide to Debit Note | debit note – NATAVIGUIDES

What is Debit Note?

Debit Note is a document that is used to make changes in the previously issued invoices. The changes may be required for various reasons like errors in the invoice, excess goods supplied, goods returned due to defects or other reasons.

A debit note can be treated as a credit note with the major difference being that a debit note is issued by the buyer, whereas the credit note is issued by the supplier. A debit note can be issued by the buyer to their seller to indicate or request a return of funds due to damaged, incorrect goods, purchase cancellations or any last-minute specified circumstances. 

In other words, this note is a request from the end of the buyer for a credit note from the supplier. It is a document that serves as evidence to support a purchase return in the accounting books of the buyer. 

These transactions are mostly business to business (B2B) transactions and they may also be referred to as debit memos. 

Debit note Example

Let’s say, Master & Sons has purchased goods worth Rs 2,00,000 from Kala Roopam Wholesalers and Retailers. Masters & Sons find out that 2% of the total goods purchased are damaged or defective, not fit to sell. At this point, Masters & Sons will issue a debit note in their books of accounts. 

The accounting entry for Master & Sons will be 

Purchase A/C… Dr  2,00,000 – 

To Kala Roopman Wholesalers and Retailers A/C… –  2,00,000  

Since 2% of the goods are defective, the debit note entry will then be

Kala Roopman Wholesalers and Retailers A/C……Dr          4,000      –

To Purchase A/C          –        4,000

Purchase A/C…….Dr    –     4,000   

To Purchase Return A/C     –      4,000

2% of INR 2,00,000 is Rs 4,000

Doing this will create the right effect in ledgers, and as a result, the business will be able to enter a similar impact on the final accounts and balance sheet as well.

When Debit Note is issued

Debit note is usually raised on two occasions. 

• The first one being, there can be a change in the value of goods after the goods have been delivered by the supplier and the invoice has been raised. The reason for this could be a change in the goods due to damaged goods or returned products, bad quality of goods, etc. Whatever the reason may be, in this scenario the amount of the invoice has to be reduced as a few goods are being returned. The debit note will provide a reason for the debit and the amount of money debited from the seller’s account. As mentioned in the example given above. It means that the purchaser has to pay the supplier the amount minus the debit note amount. Thus, this note reduces liability for the purchaser.
• The second situation is when the amount payable by the purchaser increases than the amount mentioned on the invoice raised. This situation could arise due to an incorrect value in the invoice, or the purchaser buying more products at a later date etc. In such a situation, the seller then creates a debit note and issues it to the buyer. The purchaser now has an accounting liability to pay more than what is mentioned on the invoice. 

According to GST law, a debit note can be issued under two circumstances. That being: 

a. If the tax on the goods or services supplied changes after the issuance of invoice

b. If the taxable value of the goods or services supplied changes after issuance of invoice

Debit note format and the details to be covered 

A debit note format can be made on MS Excel, MS Word or even PDF. But with the rise in technology and ease of using phones and smartphones, one can even make a debit note on their phone. Irrespective of where you issue this note from there is a certain format that needs to be followed for the ease of transactions and accounting purposes. There are only a few minor difference in the format between a credit note and a debit note. 

One needs to ensure they follow the GST guidelines while issuing a debit note. The following are the details that need to be covered in a Debit Note: 

• Header: Mention that the document is a debit note. 
• Serial Number: Provide a different and unique serial number for each debit note. Also ensure the debit note is only in 16 characters and not more. The serial number can contain alphabets, numerical and special characters like dash, a hyphen, etc. 
• Date: The date when the debit note is issued. 
• Invoice Details: Add the invoice number and invoice details for reference and less confusion and the date of issue.
• Supplier Details: Name, address, and GST number of the supplier.
• Contact Details: Add the contact details of the supplier and also their GSTIN
• Amount: The taxable value of goods or services, rate of tax, and the amount of the tax credited or, debited to the recipient.
• Verification: Signature or digital signature of the supplier or their authorised representative

Here’s a sample debit note format:

How to make Debit Note

While one can create a debit note manually, as mentioned above through the digitization of the internet and technology there are many available software online that do the job for you. All you need to do as an enterprise is to sign up and use one of their pre-loaded formats for a debit note. myBillBook can do the job for you in just a few clicks. 

Debit Note in GST

There are certain scenarios when the supplier issues this note. These scenarios are:

1) When a tax invoice is issued, but the taxable value mentioned in the invoice is lesser than the actual taxable value

2) When a tax invoice is issued and the tax that has been charged is less than the actual amount of tax that is to be paid.

In these cases, the supplier sends out a debit note to the buyer along with a supplementary invoice.

How to adjust tax liability in case of a Debit Note

In the new tax filing system under GST, the biggest advantage of it is that debit note can be filed and integrated within the same table that declares outward supplies. No separate filing is required for this. There is no separate invoice declaration. 

FAQS on Debit Note

q. Who can issue debit note?
a. A debit note can only be issued by the registered buyer under GST.

q. Is there a specific time when a debit note can be issued?
a. No. A debit note can be issued anytime in the same financial year as the accounting of the business. 

q. Do debit notes require separate tax filing?
a. No. Debit notes can be integrated with outward supplies and do not need a separate invoice declaration. 

q. What is the difference between a debit and a credit note?
a. A debit note is issued by the buyer whereas a credit note is issued by the supplier 

q. Debit notes are also known as?
a. Many businesses also refer to them as debit memos or debit receipts. 

q. Till when can a buyer or tax payer issue a debit note or a supplementary invoice?
a. A supplementary invoice should be raised within the first 30 days since the original invoice is sent to the buyer.

q. How frequently should you update your debit notes in the GST portal?
a. All such notes should be uploaded on the GSTIN Portal on a monthly basis. If your cumulative supplementary invoice value is not exceeding Rs 1,50,000, it can be done in the form of a consolidated invoice.

q. When should you declare your debit notes?
a. Debit notes should either be declared in the month of September of the following of the year from when the shipment was received along with the original invoice. Or, on the date when you are filing the annual return. It should be done on whichever date comes earlier.

q. Is a debit note and a revised invoice the same?
a. No, debit note is sent when the buyer wants to return the goods to the seller and a revised invoice is raised when there is an issue with the invoice itself

Debit note và Credit note là 2 thuật ngữ thông dụng trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic. Debit Note là gì? Sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note là gì?

Trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic, chắc hẳn mọi người đều quen thuộc với thuật ngữ Debit Note. Tuy nhiên Debit Note cùng những thông tin liên quan đến thuật ngữ này lại khá ít dữ liệu. Chính vì thế, ở bài viết dưới đây, bạn đọc sẽ được cung cấp thêm nhiều điều bổ ích hơn về Debit Note.

Xem thêm:

Debit Note (Giấy báo nợ) là gì?

Debit Note hay còn được gọi là Debit Memo, là loại loại giấy chứng từ sử dụng phổ biến trong giao dịch thương nhập Logistic xuất nhập khẩu. Chứng từ này dùng để điều chỉnh tăng giá trị trên hóa đơn, được bên người mua hàng xuất và chuyển đến cho bên bán.

Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu và thương mại hàng hóa.

Debit Note có phải giấy đòi nợ hay không?

Ban đầu, một bản vận đơn phác thảo (draft BL) sẽ được gửi qua mail cho bên kế toán của hãng tàu chở hàng. Mail này bản chất là người mua đang yêu cầu được gửi Debit note tới tàu chở hàng.

Đôi lúc, debit note được coi như 1 tờ giấy xác nhận tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho bên đại lý. Ngoài ra, debit note còn có thể được coi là một giấy báo nợ, giấy đòi nợ của công ty. Có 2 bản debit note, 1 bản được gửi cho khách và 1 bản công ty sẽ sao lưu lại.

Đặc biệt, ở trong bản chứng từ cần có debit note bởi đây là chứng từ quan trọng ngân hàng sẽ nghiệm thu sau khi hàng cập bến. Ngân hàng sẽ thu đúng với giá trị tiền được ghi trên chứng từ này.

Debit Note có ý nghĩa gì?

Debit note được hiểu nôm na là 1 loại hóa đơn điều chỉnh giá trị. Debit Meno sẽ chủ yếu được sử dụng trong mô hình B2B – giao dịch giữa 2 hoặc nhiều công ty với nhau.

Có 2 trường hợp Debit Note sẽ được phát hành bởi nhà cung cấp:

• Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị thuế được ghi trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế cần nộp.
• Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị tính thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế phải nộp.

Debit note thường được sử dụng trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc là lời nhắc cho các khoản tiền sắp đến hạn.

Các giao dịch này thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng khi người bán giao hàng cho người mua nhưng chưa nhận được thanh toán của đơn hàng.

Đối với hàng hóa được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân sẽ đi kèm cùng với mặt hàng trả lại và lý do trả lại.

Xuất Debit Note cần điều kiện gì?

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hải quan, nhà đại lý cần phải chọn Debit note trong mục “HBL details add”. Bên cạnh đó, kế toán doanh nghiệp cũng cần phải thêm khoản này vào những khoản phải thu khác trong báo cáo tài chính. Sau khi kết thúc chuẩn bị chứng từ ở dạng file doc, kế toán sẽ email gửi cho các đại lý để bên họ làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.

Giấy báo nợ là chứng từ có phải bắc buộc không?

Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.

Credit Note là gì?

Cùng với Debit note, Credit note (credit memo) cũng được coi là một bộ chứng từ quan trọng trong thương mại xuất nhập khẩu. Đây là loại hóa đơn ghi số lượng tiền mà bên cung cấp dịch vụ cần giao cho người tiêu dùng.

Credit note được xuất khi xảy ra trường hợp người mua muốn trả lại hàng vì lỗi sản phẩm, không giống như trong cam kết. Vì thế, người bán có trách nhiệm hoàn trả lại tiền. Credit note cũng được xuất ra trong trường hợp thối tiền thừa lại cho người mua.

So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note

Vậy sự khác nhau giữa credit note và debit note là gì? Tuy cả hai đều được coi là những hóa đơn chứng từ điều chỉnh giá trị nhưng mục đích và ý nghĩa lại hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

• Debit Note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị. Người mua xuất loại hóa đơn này nhằm mục đích yêu cầu bên bán cung cấp Credit note. Hoạt động này hoàn toàn hợp pháp nhằm mục đích tăng giá trị hóa đơn đã được phát hành trước đó.
• Trái ngược với Debit Note, Credit Note được người bán xuất ra với mục đích điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. Trong trường hợp, hàng hóa xảy ra lỗi do nhà sản xuất cung cấp, người mua muốn trả lại hàng và hoàn tiền. Credit note sẽ được làm ra nhằm hủy đi giá trị của hóa đơn mà nhà cung cấp đã phát hành trước đó.

Như vậy, bản chất của 2 loại hóa đơn Credit và Debit note là hoàn toàn trái ngược nhau. Hiểu rõ bản chất của chúng, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng đắn khi phát sinh tình huống.

Credit Note và Debit Note cung cấp những nội dung gì?

Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit Note và Debit Note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:

• Họ & Tên, địa chỉ và mã số GSTIN của nhà cung cấp.
• Bản chất của tài liệu.
• Số seri nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính.
• Ngày phát hành tài liệu.
• Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất của người nhận (nếu do bên người nhận đăng ký).
• Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có)
• Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế (nếu có)
• Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.

Những dạng form Debit Note thường được sử dụng

• Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa: Dành cho bên mua khi chưa thanh toán toàn bộ đơn hàng, người mua được quyền sử dụng hàng hóa và có thể trả lại nếu kiểm định chất lượng hàng hóa không phù hợp với bằng chứng đưa ra thuyết phục.
• Dạng bưu thiếp: Được sử dụng để nhắc nhở người mua về các khoản nợ sắp tới hạn thanh toán.

Mẫu Debit Note thường được sử dụng trong một số lĩnh vực

Mẫu Debit Note sử dụng ở những công ty xuất nhập khẩu

Khi người bán gửi hàng đến cảng, hãng tàu vận chuyển sẽ xử lý hàng hóa, xuất hàng đi và gửi một debit note để nhắc nhở về khoản nợ cho đơn hàng vừa rồi. Trên đó sẽ ghi đầy đủ những nội dung về bên bán, bên mua, thông tin đơn hàng và những loại phí phát sinh.

Mẫu debit note sử dụng trong những công ty thương mại hàng hóa

Người bán xuất hàng cho người mua và chưa nhận được thanh toán. Người bán sẽ gửi debit note để nhắc nhở người mua về khoản tiền cần thanh toán trước khi kết thúc kỳ hạn.

Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến Debit note là gì? cũng như credit note. Đây đều là 2 loại chứng từ quan trọng trong ngành thương mại xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ khái niệm và bản chất của 2 hóa đơn này sẽ giúp bạn xử lý kịp thời khi phát sinh tình huống.

Thông tin được biên tập bởi: banktop.vn

5

/

5

(

1

bình chọn

)