[Update] หลักการเขียนจดหมายสอบถาม (Enquiry Letter) ภาษาอังกฤษ | ใบ เสนอ ราคา คือ – NATAVIGUIDES

ส่วนประกอบของการเขียนจดหมายสอบถาม

1. Replying to an advertisement หรือ Opening

เป็นส่วนของการเขียนเปิดประเด็น หรือเปิดจดหมาย ซึ่่งจะอยู่ส่วน paragraph แรกของการเขียนจดหมาย  มักใช้เขียนบอกที่มาที่ไปว่าเราทราบข่าวหรือรู้จักสินค้านี้จากไหน ตัวอย่างประโยคที่ใช้ เช่น

We have seen your advertisement in Bangkok Post of 20 May, 2010.

เราได้เห็นโฆษณาของคุณในหนังสือพิมพ์บางกอกโพสลงวัยที่ 20 พฤษภาคม 2010

 I have come across your advertisement in Bangkok Post about your LCD TV.

ผมได้เจอโฆษณาของคุณที่ลงในหนังสือพิมพ์บางกอกโพสโดยบังเอิญเกี่ยวกับทีวี LCD

We have seen your sample of ……ตัวสินค้า… at the ….ที่แสดงสินค้า…

Thank you for the brochure and price list you have sent to us about your …ชื่อสินค้า…product.

We 
have seen your advertisement in Bangkok Post and learn that you are one of the major manufacturers of home furniture.

2.Introducing your company or your work

ส่วนนี้จะเขียนต่อจากส่วน Opening เป็นการเขียนแนะนำบริษัทของตนเอง หรือแนะนำงานของตนเอง นิยมเขียนเฉพาะเป็นการติดต่อกันเป็นครั้งแรก แต่หากมีการติดต่อครั้งต่อไปไม่จำเป็นต้องเขียนส่วนนี้ก็ได้เพราะรู้จักมักคุ้นกันดีแล้ว ตัวอย่างประโยค เช่น

We are one of the largest importers of software in Thailand, and we would like to stock the latest manufactures of this type.

เราเป็นหนึ่งในผู้นำเข้าซอฟแวร์รายใหญ่ของประเทศไทย และเราอยากเก็บสินค้าซอฟแวร์รุ่นล่าสุดไว้ในสต็อกของเรา

We are one of the largest dealers in quality furniture in Bangkok and wish to expand our rang of stocks.

เราเป็นผู้จำหน่ายเฟอร์นิเจอร์คุณภาพรายใหญ่ที่สุดรายหนึ่งในกรุงเทพ และทางเรามีความประสงค์จะขยายจำนวนสินค้าให้มากขึ้นด้วย

3.Requesting 

เป็นส่วนที่ใช้บอกว่า เราต้องการทราบรายละเอียดอะไรบ้างเกี่ยวกับสินค้าที่เราสนใจนั้นๆ เช่น สี ราคา เงื่อนไข การขนส่ง เป็นต้น เราต้องเขียนในสำนวนแบบขอข้อมูล ไม่ใช่คำสั่ง การเขียนภาษาอังกฤษต้องระวังเรื่องนี้ด้วยนะครับ ตัวอย่างประโยคเช่น 

Would you please send me information on the …สินค้า..? I would like to know when …สินค้า.. will be available and how much it will cost.

กรุณาส่งข้อมูลเกี่ยวกับ..สินค้า…มาให้ทางผมด้วยได้ไหมครับ ผมต้องการทราบด้วยว่าเมื่อไหร่..สินค้า..จะวางจำหน่าย และราคาจะประมาณเท่าไหร่ครับ 

Could you please provide us with more details about their size, quality, prices etc. and please send us samples through your representative?

กรุณาจัดส่งรายละเอียดเกี่ยวกับขนาด คุณภาพ ราคา เป็นต้น ของสินค้า และกรุณาส่งตัวอย่างสินค้ามากับตัวแทนฝ่ายขายของคุณด้วยนะครับ

Could you please send us information on your …ชื่อสินค้า..? Would you also include a price list and details of quantity discounts?

4. Closing หรือ Polite Expression

เป็นส่วนของคำลงท้ายจดหมาย ซึ่งต้องใช้ประโยคที่สุภาพ ตัวอย่างเช่น

We look forward to hearing from you soon.

เรากำลังรอคำตอบจากคุณอยู่

Thank you for your attention. I look forward to your prompt reply.

ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ ผมกำลังรอคอยคำตอบจากคุณอยู่

Your early reply would be appreciated.

คำตอบของคุณยิ่งเร็วยิ่งทำให้เราดีใจ

I look forward to receiving your reply.

ผมกำลังรอคำตอบจากคุณอยู่

Thank you for an early reply.

ขอบคุณที่ตอบกลับอย่างรวดเร็ว

Thank you for your assistance I look forward to hearing from you.

I should be obliged to you for your assistance in this matter.

ผมจะขอบคุณมากถ้าคุณให้ความช่วยเหลือในเรื่องนี้

การเขียนจดหมายสอบถามเกี่ยวกับสินค้ากรือบริการที่เราสนใจนั้น หลักๆ โครงสร้างของตัวเนื้อหา (body) ก็มีเท่านี้แหละครับ สุดท้ายนี้ ไปดูตัวอย่างจดหมายสอบถามกันเลยดีกว่า….

เรียบเรียงโดย : 
ที่มา: หนังสือการโต้ตอบ

เรียบเรียงโดย : english7letter.blogspot.com/ ที่มา: หนังสือการโต้ตอบ จดหมายธุรกิจ และ จดหมายส่วนตัว

RFI, RFP และ RFQ เป็นเอกสารสามประเภทที่ใช้ในเกณฑ์การคัดเลือกโครงการ บางโครงการใช้เอกสารทั้งสามชุดเพื่อเลือกซัพพลายเออร์รับข้อเสนอโครงการและใบเสนอราคาจากพวกเขา RFI, RFP และ RFQ เป็นเครื่องมือสำคัญที่สา

ความแตกต่างที่สำคัญ – RFI RFP กับ RFQ
 

RFI, RFP และ RFQ เป็นเอกสารสามประเภทที่ใช้ในเกณฑ์การคัดเลือกโครงการ บางโครงการใช้เอกสารทั้งสามชุดเพื่อเลือกซัพพลายเออร์รับข้อเสนอโครงการและใบเสนอราคาจากพวกเขา RFI, RFP และ RFQ เป็นเครื่องมือสำคัญที่สามารถใช้เพื่อให้ได้โซลูชันการจัดหาที่ประสบความสำเร็จ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง RFI, RFP และ RFQ คือ RFI (Request For Information) คือเอกสารที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันเพื่อตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์รายใดที่ บริษัท ควรจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ ในขณะที่ RFP (ขอข้อเสนอ) เป็นเอกสารที่ บริษัท ขอรายละเอียดโดยละเอียดและเปรียบเทียบได้ ข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำหนด และ RFQ (ขอใบเสนอราคา) เป็นเอกสารการประมูลที่ใช้ในการเชิญซัพพลายเออร์ให้ยื่นเสนอราคาในโครงการ 

เนื้อหา
1. ภาพรวมและความแตกต่างที่สำคัญ
2. Wha คือ RFI
3. RFP คืออะไร
4. RFQ คืออะไร
5. การเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน – RFI, RFP และ RFQ
6. สรุป

RFI คืออะไร?

RFI (ต้องการข้อมูล) เป็นเอกสารที่รวบรวมข้อมูลจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันเพื่อตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์รายใดที่ บริษัท ควรจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ วิธีนี้จะมีประโยชน์เมื่อมีซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพมากมายให้เลือก สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพและเลือกซัพพลายเออร์หรือซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด ส่วนประกอบใน RFI แสดงอยู่ด้านล่าง

• สารบัญ
• บทนำ (วัตถุประสงค์ของ RFI)
• ขอบเขตของ RFI
• เทมเพลตให้เสร็จสมบูรณ์
• รายละเอียดของขั้นตอนต่อไป

เช่น บริษัท K เป็นสำนักงานกฎหมายที่ประสงค์จะสร้างสำนักงานใหม่สองแห่งในสองเมือง บริษัท K ระบุซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ 5 รายที่สามารถดำเนินการก่อสร้างสำนักงานได้ บริษัท K ไม่ทราบรายละเอียดอย่างละเอียดเกี่ยวกับซัพพลายเออร์เหล่านี้จึงส่ง RFI เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา

RFP คืออะไร?

RFP (ขอข้อเสนอ) เป็นเอกสารที่ บริษัท ขอรายละเอียดของข้อเสนอที่ครอบคลุมและเปรียบเทียบได้จากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำหนด เป็นเอกสารที่รวมทุกอย่างที่ควรให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นในการตัดสินใจซื้ออย่างชาญฉลาด บริษัท ควรใช้เวลาอย่างเพียงพอในการทำรายการข้อกำหนดทั้งหมดที่พวกเขาต้องการทราบจากซัพพลายเออร์ RFP จะได้รับการร้องขอหลังจากดำเนินการ RFI ควรรวมเกณฑ์ต่อไปนี้ไว้ใน RFP

• สารบัญ
• ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับลูกค้าและกระบวนการ
• ขอบเขตของโครงการ
• กรอบเวลาที่ตั้งใจไว้ของโครงการ
• ข้อกำหนดทางธุรกิจ
• งบประมาณสำหรับโครงการ
• ข้อกำหนดคุณภาพ
• เกณฑ์การส่ง
• มาตรฐานการประเมิน

ต่อจากตัวอย่างข้างต้น

เช่น บริษัท K ได้รับข้อมูลจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ 5 รายและตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์ 3 รายมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดของ บริษัท K ต้องการทราบรายละเอียดของข้อเสนอโครงการของซัพพลายเออร์ทั้งสามรายจึงส่ง RFP

RFQ คืออะไร?

RFQ (ขอใบเสนอราคา) เป็นเอกสารการประมูลที่ใช้ในการเชิญซัพพลายเออร์ให้ยื่นเสนอราคาในโครงการ RFQ ควรมีข้อกำหนดทางเทคนิคควบคู่ไปกับข้อกำหนดทางการค้า RFQ เรียกอีกอย่างว่า IFB (คำเชิญสำหรับการเสนอราคา) โดยปกติแล้ว RFQ จะนำหน้าด้วย RFP ซึ่งซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือกจะได้รับการร้องขอให้เสนอราคาโดยละเอียดมากขึ้น ส่วนประกอบต่อไปนี้ควรรวมอยู่ใน RFQ

• ขอใบเสนอราคา
• ข้อกำหนดใบเสนอราคา
• ใบเสนอราคา
• เกณฑ์การประเมิน

ต่อจากตัวอย่างข้างต้น

เช่น. หลังจากประเมินข้อเสนอโครงการทั้งสามแล้ว K ชอบข้อเสนอของซัพพลายเออร์สองราย ดังนั้น K จึงตัดสินใจขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้องและส่ง RFQ

RFI RFP และ RFQ แตกต่างกันอย่างไร

RFI กับ RFP เทียบกับ RFQ

การคืนเงินRFIRFI คือเอกสารที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลจากซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันสำหรับโครงการRFPRFP เป็นเอกสารที่ใช้ในการขอข้อเสนอโดยละเอียดและเปรียบเทียบได้จากซัพพลายเออร์รายต่างๆสำหรับโครงการRFQRFQ เป็นเอกสารประมูลแข่งขันที่ใช้ในการเชิญซัพพลายเออร์ให้เสนอราคาในโครงการต้องการข้อมูลราคาที่ครอบคลุมRFIในขั้นตอน RFI ความต้องการข้อมูลราคาที่ครอบคลุมมี จำกัด มากเนื่องจาก บริษัท ไม่ทราบว่าซัพพลายเออร์ยินดีที่จะเสนอราคาหรือไม่RFPRFP Stage ต้องการข้อมูลราคาเป็นส่วนหนึ่งของข้อเสนอโครงการRFQในขั้นตอน RFQ จำเป็นต้องมีข้อมูลราคาที่ครอบคลุมสูงระดับสมาคมซัพพลายเออร์RFIสนับสนุนการเชื่อมโยงซัพพลายเออร์ใน RFIRFPมีการร้องขอการเชื่อมโยงซัพพลายเออร์ในขั้นตอน RFP ผ่านข้อเสนอโครงการRFQในขั้นตอน RFQ การเชื่อมโยงซัพพลายเออร์มีความสำคัญตั้งแต่ปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ บริษัท จะตัดสินใจว่าซัพพลายเออร์รายใดที่จะทำสัญญากับโครงการ

สรุป – RFI vs RFP เทียบกับ RFQ

ความแตกต่างระหว่าง RFI RFP และ RFQ ขึ้นอยู่กับว่าเอกสารเหล่านี้ใช้เพื่อรับข้อมูลจากซัพพลายเออร์ (RFI) เพื่อขอข้อเสนอโครงการ (RFP) หรือขอใบเสนอราคา (RFQ) ด้วยการใช้งานอินเทอร์เน็ตที่เพิ่มขึ้น บริษัท ส่วนใหญ่ดำเนินการเอกสารเหล่านี้ผ่านอินเทอร์เน็ตอย่างสมบูรณ์ การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุดในหลาย ๆ รายยังคงเป็นเกณฑ์ที่สำคัญเพื่อให้ได้ราคาและคุณภาพที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตามเกณฑ์การคัดเลือกดังกล่าวอาจใช้ช่วงเวลาที่สำคัญ

อ้างอิง:
1. ” RFI, RFP, RFQ” http://www.purchasing-procurement-center.com. เอ็นพี, n.d. เว็บ. 04 พฤษภาคม 2560. .
2. ” ขอข้อมูล (RFI)” ขอข้อมูล (RFI) | อุตสาหกรรมการฝึกอบรม เอ็นพี, n.d. เว็บ. 04 พฤษภาคม 2560. .
3. “ขอเทมเพลตข้อเสนอ – ดาวน์โหลดตัวอย่างฟรี” สร้างส่ง eSign และติดตามเอกสารออนไลน์ด้วย PandaDoc เอ็นพี, n.d. เว็บ. 04 พฤษภาคม 2560. .
4. ” ขอใบเสนอราคา – RFQ” Investopedia. N.p. , 10 ม.ค. 2554. เว็บ. 04 พฤษภาคม 2560. .