[Update] สลิปเงินเดือนคืออะไร? แล้วทำไมถึงควรใช้ E-slip? | ใบเงินเดือนพนักงาน – NATAVIGUIDES

เมื่อก่อนที่ยังใช้สลิปเงินเดือนกระดาษ จะต้องมีการพิมพ์ออกมาแล้วจัดส่งให้พนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาสลิปเหล่านั้นในที่ที่แน่นหนาและปลอดภัยด้วยครับ ซึ่งทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายในทุกเดือน แต่ถ้าบริษัทคุณใช้ e-slip ซึ่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ต้องพิมพ์ออกมาในกระดาษ ช่วยประหยัดงบค่ากระดาษ ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษา ค่าส่ง  ฯลฯ

แน่นอน เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ก็ถือเป็นการลด carboon footprint ในกระบวนการผลิต และลดปริมาณขยะที่เกิดขึ้นจากกระดาษด้วย  ซึ่งสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดี ว่าบริษัทใส่ใจในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมครับ

รู้กันดีว่าการทำบัญชีเงินเดือนนั้นกินเวลาและพลังงานมหาศาลแค่ไหน หรือแค่การทำสลิปเงินเดือนอย่างเดียว ก็ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ บรรจุใส่ซอง จัดส่ง และการเก็บรักษาเข้าตู้ พร้อมเรียงหมวดหมู่เพื่อให้ค้นหาง่าย ฯลฯ ฟังแค่นี้ก็ปวดหัวแล้วใช่ไหมครับ แต่ถ้าใช้ e-slip ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ในระบบ ซึ่งจะส่งเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาฝ่ายบุคคลไปเยอะเลยครับ

ลองนึกถึงภาพซองเอกสารบรรจุข้อมูลลับของพนักงาน ที่ตั้งเรียงอยู่บนโต๊ะฝ่ายบุคคล แล้วคนเดินผ่านไปมาก็มีโอกาสแอบดูได้ หรือเหตุการณ์ที่ส่งสลิปเงินเดือนให้ผิดคน หรือมีคนทำสลิปเงินเดือนสูญหาย ฯลฯ เรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นได้ทั้งนั้นครับ แม้แต่การเก็บรักษาสลิปเงินเดือนไว้ในตู้เอกสารก็ไม่ได้ปลอดภัย 100% นะครับ เพราะยังเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ สัตว์กัดแทะต่างๆ ฯลฯ แต่ถ้าใช้ e-slip ไฟล์ข้อมูลเงินเดือนจะถูกเข้ารหัสแล้วส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคน  จะเปิดดูข้อมูลได้ก็ต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะบุคคลเท่านั้นครับ หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล (ที่ไม่ได้เกิดจากตัวบุคคล) แน่นอน 

เมื่อก่อนที่ยังใช้สลิปเงินเดือนกระดาษ จะต้องมีการพิมพ์ออกมาแล้วจัดส่งให้พนักงานแต่ละคน นอกจากนี้ ยังต้องเก็บรักษาสลิปเหล่านั้นในที่ที่แน่นหนาและปลอดภัยด้วยครับ ซึ่งทั้งหมดนี้มีค่าใช้จ่ายในทุกเดือน แต่ถ้าบริษัทคุณใช้ e-slip ซึ่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จึงไม่ต้องพิมพ์ออกมาในกระดาษ ช่วยประหยัดงบค่ากระดาษ ค่าหมึกเครื่องพิมพ์ ค่าเก็บรักษา ค่าส่ง  ฯลฯ

แน่นอน เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ก็ถือเป็นการลด carboon footprint ในกระบวนการผลิต และลดปริมาณขยะที่เกิดขึ้นจากกระดาษด้วย  ซึ่งสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดี ว่าบริษัทใส่ใจในการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมและแสดงความรับผิดชอบต่อสังคมครับ

รู้กันดีว่าการทำบัญชีเงินเดือนนั้นกินเวลาและพลังงานมหาศาลแค่ไหน หรือแค่การทำสลิปเงินเดือนอย่างเดียว ก็ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ บรรจุใส่ซอง จัดส่ง และการเก็บรักษาเข้าตู้ พร้อมเรียงหมวดหมู่เพื่อให้ค้นหาง่าย ฯลฯ ฟังแค่นี้ก็ปวดหัวแล้วใช่ไหมครับ แต่ถ้าใช้ e-slip ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บไว้เป็นไฟล์ในระบบ ซึ่งจะส่งเข้าอีเมลพนักงานแต่ละคนในวันจ่ายเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาฝ่ายบุคคลไปเยอะเลยครับ

ลองนึกถึงภาพซองเอกสารบรรจุข้อมูลลับของพนักงาน ที่ตั้งเรียงอยู่บนโต๊ะฝ่ายบุคคล แล้วคนเดินผ่านไปมาก็มีโอกาสแอบดูได้ หรือเหตุการณ์ที่ส่งสลิปเงินเดือนให้ผิดคน หรือมีคนทำสลิปเงินเดือนสูญหาย ฯลฯ เรื่องเหล่านี้เกิดขึ้นได้ทั้งนั้นครับ แม้แต่การเก็บรักษาสลิปเงินเดือนไว้ในตู้เอกสารก็ไม่ได้ปลอดภัย 100% นะครับ เพราะยังเสี่ยงต่อเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้น เช่น โจรกรรม ไฟไหม้ สัตว์กัดแทะต่างๆ ฯลฯ แต่ถ้าใช้ e-slip ไฟล์ข้อมูลเงินเดือนจะถูกเข้ารหัสแล้วส่งเข้าอีเมลของพนักงานแต่ละคน  จะเปิดดูข้อมูลได้ก็ต้องใช้รหัสผ่านเฉพาะบุคคลเท่านั้นครับ หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล (ที่ไม่ได้เกิดจากตัวบุคคล) แน่นอน