(ฉบับรวบรัด!!) 8 ขั้นตอน เขียนอีเมล์สมัครงานภาษาอังกฤษ

ไหนใครไม่เคยส่งอีเมลสมัครงานเป็นภาษาอังกฤษบ้าง ยกมือขึ้น! …โอ้โห เยอะเหมือนกันนะครับเนี่ย แต่ขอบอกเลยครับว่าเรื่องนี้ “จำเป็นต้องรู้” เพราะเดี๋ยวนี้ไม่ว่าบริษัทต่างชาติหรือบริษัทไทย ก็มักจะให้คุณส่งอีเมลเป็นภาษาอังกฤษทั้งนั้นแหละ …งั้นเราไปดูกันเลยดีกว่า ว่า 8 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง

 

 

ขั้นตอนที่ 1 : ระบุชื่อเรื่องอีเมลให้ชัดเจน ชัดเจน ชัดเจน!

 

หัวข้ออีเมลเป็นจุดแรกที่ HR เริ่มพิจารณาว่าจะ “เปิดอ่าน” หรือ “คัดออก” เพราะถ้าคุณเขียนแบบ “ไม่มืออาชีพ” หรือ “เขียนผิด” ตั้งแต่หัวข้อ HR คงกดลบอีเมลคุณทิ้งอย่างไม่ใยดี

 

ตัวอย่างประโยคที่ควรใช้ :

– Apply for (ชื่อตำแหน่ง) Position – (ชื่อ-นามสกุล)

– หรือแค่ (ชื่อตำแหน่ง) Position – (ชื่อ-นามสกุล)

สั้นๆ ง่ายๆ ได้ใจความแบบนี้แหละครับ

 

 

ขั้นตอนที่ 2 : เขียนวันที่ให้ถูกต้อง

 

ข้อที่สองนี้ บางคนอาจจะสงสัยว่า “จำเป็นต้องเขียนวันที่ด้วยเหรอ” ดูที่ตัวอีเมลเอาก็ได้มั้ง ก็จริงอยู่ว่า HR สามารถดูวันที่จากอีเมลที่คุณส่งไปได้ แต่คงจะดีกว่าถ้าเปิดมาแล้วพบคุณเริ่มต้นด้วยการเขียนวันที่เพื่อย้ำเตือนว่าอีเมลของคุณถูกส่งมาตั้งแต่วันไหน เพื่อ HR จะได้เห็นชัดๆ และพอจะทราบได้ทันทีว่าอีเมลสมัครงานของคุณ เป็นอีเมลที่เพิ่งถูกส่งมาใหม่ๆ ไม่ใช่อีเมลที่ค้างคาอยู่ในแอ็กเคานต์ที่ HR ลืมเปิดเอง

 

ตัวอย่างการเขียนวันที่ :

– 11 March 2018

– March 11, 2018

 

 

ขั้นตอนที่ 3 : ชื่อผู้รับ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท

 

คุณจะสมัครงานที่บริษัทไหนก็ควรจะระบุชื่อบริษัทลงไปด้วย ไม่ควรเขียนเหมือนกันทุกอีเมลแล้วฟอร์เวิร์ดไปทีเดียว 10 บริษัท เพราะมันดูไม่เป็นมืออาชีพและดูเหมือนไม่ได้ใส่ใจ หรือไม่อยากได้งานนี้จริงๆนะครับ ฉะนั้นจุดที่สามนี้คุณควรระบุชื่อผู้รับ (ในกรณีที่คุณทราบว่าส่งให้ใคร) ระบุตำแหน่ง และชื่อบริษัทให้ถูกต้อง

 

ตัวอย่างการเขียนชื่อผู้รับ :

– Mr./Mrs./Ms. (ชื่อ-นามสกุล)

– Human Resources Manager

– XYZ Company

 

 

ขั้นตอนที่ 4 : เปิดประโยคอย่างสุภาพชน

 

คนไทยเรามักจะนึกไม่ค่อยออกว่าควรจะขึ้นต้นจดหมายว่าอะไร เพราะในภาษาพูดเราก็ใช้ “Good morning / Hello / Hi” ซึ่งคำเหล่านี้มักจะไม่ใช้ในการเขียนอีเมล คำที่ควรใช้นั้นจริงๆแล้ว คือคำว่า “Dear” นั่นเอง

 

ตัวอย่างประโยคที่ควรใช้ :

– Dear Mr. / Mrs. / Ms. (ชื่อผู้รับ)

– ถ้าไม่ทราบชื่อผู้รับก็ Dear Mr. / Mrs. / Ms. เฉยๆก็ได้ครับ

– หรือจะใช้ Dear Contact Person แบบนี้ก็ได้ครับ

 

 

ขั้นตอนที่ 5 : บอกเขาว่าคุณส่งมาสมัครงาน

 

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มเข้าสู่เนื้อหาจดหมายแล้ว คุณควรพิมพ์แจ้งว่าคุณส่งอีเมลนี้มาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร คุณสนใจสมัครตำแหน่งอะไร และอาจบอกเพิ่มว่าคุณไปเห็นตำแหน่งนี้มาจากที่ไหน

 

ตัวอย่างประโยคที่ใช้ได้ :

– I am writing to apply for the (ชื่อตำแหน่ง) position advertised in the JobsDB.

– I’m writing to express my interest in the (ชื่อตำหน่ง) position listed on Goodjobs.com.

 

 

ขั้นตอนที่ 6 : เล่าเกี่ยวกับตัวเองคร่าวๆ

 

ก่อนที่ HR จะกดดูเรซูเม่ของเรา เราควรจะสร้างความน่าสนใจตั้งแต่ในอีเมล์เสียก่อน โดยคุณอาจทบทวนดูว่างานที่คุณกำลังสมัครนี้ต้องการทักษะหรือประสบการณ์แบบใดเป็นพิเศษหรือไม่ โดยคุณควรกล่าวถึงทักษะหรือประสบการณ์นั้นๆ เพื่อทำให้โปรไฟล์ของคุณดูน่าสนใจ และยังเป็นการสร้างความสนิทสนมกับผู้รับอีเมลในขั้นแรกอีกด้วย

 

ตัวอย่างการแนะนำตัว :

The opportunity presented in this job description is very interesting, and I believe that my experience and my educational background will make me a very competitive candidate for this position.

 

With a MBA degree in Finance and Investment, I have a full understanding of the Business Finance and I also have experience in Accounting.

 

นอกจากการพูดข้อดีของเราที่เหมาะสมกับตำแหน่งแล้ว ถ้าคุณเคยมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน ก็ควรบอกด้วยว่ามี Experiance อะไรบ้างโดยลิสต์เป็นข้อๆ ว่าทำงานอะไรมา รับผิดชอบโปรเจ็คท์อะไร เป็นต้น

 

และถ้าหากคุณมีเอกสารแนบ เช่น เรซูเม่ พรีเซนเทชั่น ใบรับรอง หรือตัวอย่างพอร์ทผลงานของคุณ สามารถแจ้งเพิ่มเติมได้ว่า “I am enclosing a completed job application, my certification, my resume, and my portfolio.” คุณได้แนบใบสมัครที่กรอกแล้ว ใบรับรอง/ใบประกาศ เรซูเม่ และพอร์ทฟอลิโอมาด้วย

 

 

ขั้นตอนที่ 7 : จบอีเมลด้วยการขอบคุณและบอกช่องทางการติดต่อกลับ

 

หลังจากที่เราบอกเล่าเรื่องราวของตัวเองคร่าวๆ เราควรจบอีเมลด้วยประโยคเช่น “Please see my resume for additional information on my experience.” กรุณาดูเรซูเม่เพื่อข้อมูลเพิ่มเติมนะครับ และขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านอีเมลของคุณว่า “Thank you for your time and consideration.” ซึ่งตรงนี้เป็นมารยาทสากลที่คุณควรขอบคุณผู้พิจารณาอีเมลของคุณ หลังจากนั้นคุณควรทิ้งช่องทางการติดต่อให้กับทางบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเบอร์โทร อีเมลนี้ หรือสะดวกให้นัดพบ ก็ควรแจ้งไปในอีเมล์ด้วยเลย

 

ตัวอย่างการแจ้งช่องทางติดต่อกลับ :

– I can be reached anytime via email at [email protected] or my cell phone, 099-123-4567.

– I can come and visit your office at anytime.

– I can be reach at 099-123-4567.

– I look forward to speaking with you about this employment opportunity.

 

 

ขั้นตอนที่ 8 : ลงชื่อจบสวยๆ

สิ่งหนึ่งที่เราไม่ควรทำ (แต่มักทำพลาดบ่อยๆ) คือการจบอีเมลด้วยคำว่า Thank you ซึ่งเป็นคำที่ดูไม่เป็นทางการ ไม่เหมาะสมสำหรับการติดต่อเรื่องงาน ซึ่งคำที่ควรใช้ก็มีให้เลือกอยู่หลายคำ

ตัวอย่างคำที่ควรใช้ :

– Best regards,

– Yours sincerely,

– Yours faithfully,

– Sincerely,

และลงท้ายด้วยชื่อ-นามสกุลของคุณ

เท่านี้ก็ดูเป็นทางการแล้วครับ!

 

 

ครบแล้ววว 8 ขั้นตอน อ่านจบปุ๊บ เขียนอีเมล์สมัครงานเป็นปั๊บ!

แต่หากคุณต้องการที่จะเรียนรู้การเขียนอีเมลให้ครบทุกประเภทของอีเมล ไม่ว่าจะเป็นอีเมลติดต่อลูกค้า อีเมลสอบถาม การตอบรับอีเมลผู้อื่น รวมทั้งการเลือกใช้ภาษาที่เป็นทางการในการเขียนอีเมล Globish มีคอร์ส Business Email Writing ที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้อย่างมืออาชีพ สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/35qNiT3

 

 

จดหมายสมัครงาน ภาษาอังกฤษ เรียกว่า Job Application Letter เป็นจดหมายที่ผู้เขียนส่งให้กับบริษัทที่ต้องการร่วมงานเพื่อแจ้งให้ทราบว่าตนเองปรารถนาที่จะเข้าร่วมเป็นพนักงานในองค์กร

ในปัจจุบันนี้นอกจากส่งจดหมายสมัครงานทางไปรษณีย์แล้ว บริษัทจำนวนมากเปลี่ยนมาใช้วิธีการส่งทางอีเมล์แทน ซึ่งสะดวกและรวดเร็วกว่า แต่อย่างไรก็ตาม วิธีแนวทางการเขียน ก็ยังมีรูปแบบไม่ต่างกันกับการเขียนจดหมายสมัครงาน

การส่งจดหมายสมัครงานจะแนบประวัติย่อของผู้สมัครไปด้วย (Resume) เพื่อให้ผู้คัดเลือกพนักงานได้พิจารณาคุณสมบัติ ซึ่งเราจะกล่าวถึงในโอกาสต่อไป ส่วนในครั้งนี้เรามาดูรูปแบบตัวอย่างจดหมายสมัครงานกันก่อน

ตัวอย่างอีเมล์และจดหมายสมัครงานภาษาอังกฤษ

โดยทั่วไปแล้ว จดหมายสมัครจะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ เรียงลำดับลงมาจากด้านบนของจดหมาย ดังนี้ (อาจมีการสลับจำแหน่งกันในบางส่วน เช่นวันที่อาจจะอยู่บ้านบนสุด เป็นต้น)

1. ชื่อที่อยู่ของผู้สมัคร

2. ชื่อที่อยู่ของผู้รับ

3. วันที่

4. คำขึ้นต้น

5. เนื้อหา

6. คำลงท้าย

มาดูตัวอย่างกัน

 

Steve Jobs
Room 101  Silom Apartment
Bangna
Bangkok
099-9999999
E-mail: [email protected]

Bill Gate
Micosoft office
55 Moo 3
Hatyai ,Songkhla
10150
E-mail: [email protected]

Date: 15 May 2012

Dear Mr.Bill Gate

I am writing to apply for the general manager position advertised in the Jobdb.com.

My working experience at Apple Inc.  improved my leadership skills, communication skills and ability to work in a team environment. I have fluent spoken and written English.

I believe that my strong technical experience and education will make me a very competitive candidate for this position. The key strengths that I possess for success in this position include:

I have successfully designed, developed, and supported live use applications
I strive for continued excellence
I provide exceptional contributions to customer service for all customers

With a BS degree in Computer Programming, I have a full understanding of the full life cycle of a software development project. I also have experience in learning and excelling at new technologies as needed.

Please see my resume for additional information on my experience.

I am available for interview at any time. I can be contacted most easily on the mobile phone number given above. I look forward to meeting you.

Yours sincerely

Steve Jobs

……………………

ตัวอย่างจดหมายสมัครงานข้างต้นในส่วนของเนื้อหามีใจความสำคัญดังนี้

I am writing to apply for the general manager position advertised in the Jobdb.com.

ฉันเขียนจดหมายเพื่อสมัครงานตำแหน่งผู้จัดการทั่วไป ซึ่งประกาศอยู่ในเว็บไซต์ Jobdb.com

 

My working experience at Apple Inc.  improved my leadership skills, communication skills and ability to work in a team environment. I have fluent spoken and written English.

ประสบการณ์การทำงานของฉันที่บริษัทแอปเปิ้ล  พัฒนาทักษะความเป็นผู้นำ ทักษะการสื่อสาร และความสามารถในการทำงานร่วมกับผู้อื่น ฉันสามารถพูดและเขียนภาษาอังกฤษได้

 

I believe that my strong technical experience and education will make me a very competitive candidate for this position. The key strengths that I possess for success in this position include:

ฉันเชือว่าประสบการณ์ทางเทคนิคและการศึกษาที่เข้มข้น จะทำให้ฉันเป็นหนึ่งในผู้สมัครที่ได้รับการพิจารณาสำหรับตำแหน่งนี้ จุดแข็งที่ฉันมีเพื่อความสำเร็จในตำแหน่งงานประกอบด้วย

 

I have successfully designed, developed, and supported live use applications ผมประสบความสำเร็จในการออกแบบ พัฒนา และใช้แอปพลิเคชั่น
I strive for continued excellence ฉันมีความมุ่งมั่นเพื่อความเป็นเลิศอย่างต่อเนื่อง
I provide exceptional contributions to customer service for all customers ผมให้ความช่วยเหลือพิเศษให้บริการลูกค้าสำหรับลูกค้าทุกท่าน

Please see my resume for additional information on my experience.
โปรดพิจารณาประวัติย่อสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมประสบการณ์ทำงานของฉัน

I am available for interview at any time. I can be contacted most easily on the mobile phone number given above. I look forward to meeting you.
ฉันสามารถเข้ารับการสัมภาษณ์งานทุกเวลา ฉันสามารถได้รับการติดต่อง่ายที่สุดโดยเบอร์มือถือที่ให้ไว้ข้างต้น ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ
ลองนำเนื้อหาจดหมายสมัครงานข้างต้นไปประยุกต์ใช้กันนะครับ อย่างที่บอกไปแล้วว่า สามารถใช้ได้ทั้งการเขียนจดหมายทั่วไป หรือ การส่งทางไปรษณีย์ก็ได้